Bedrijfsvoering

De bedrijfsvoering is ondersteunend en adviserend aan de bedrijfsorganisatieonderdelen, het gemeentebestuur, directie en management. De bedrijfsvoering is dusdanig doorontwikkeld dat deze in fase 2 zit van het Overheidsontwikkelmodel. Het Overheidsontwikkelmodel passen we organisatiebreed toe.

In deze paragraaf gaan wij nader in op de belangrijkste onderwerpen binnen de bedrijfsvoering van onze organisatie.

Ambtelijke organisatie
In 2016 is het programma Ideaal voortgezet en geborgd in de lijn. Er is een excursiemarkt voor medewerkers georganiseerd. Op de excursiemarkt zijn workshops aangeboden die veelal door collega's werden begeleid, hierbij stond persoonlijke ontwikkeling centraal. In 2016 zijn ca. 10 workshops gehouden. De workshops lopen ook in 2017 door.

In de tweede helft van 2016 is gestart met de evaluatie van de organisatiestructuur. Begin 2017 worden de resultaten hiervan bekend gemaakt. Aanpassingen in de structuur zullen zoveel mogelijk voor de zomer van 2017 uitgewerkt en geïmplementeerd worden.

LEAN werken
In 2016 zijn door het LEANteam vijf processen LEAN gemaakt. Met behulp van de LEANmethodiek is een lijn van continu verbeteren van de organisatie ontstaan. Het effect van het LEAN maken van processen is op verschillende manieren merkbaar binnen de organisatie en is gericht op de kwaliteit en kwantiteit van onze producten.
Het LEAN maken van processen heeft een positieve invloed op de samenwerking, doordat het inzicht geeft in elkaars werk. Hierdoor ontstaat er vaak meer begrip voor elkaars werk. Dit sluit aan op de doelen van de organisatie. Daarnaast heeft het LEAN maken van processen tijdswinst opgeleverd.

Twee medewerkers hebben in 2016 de opleiding tot LEAN practitioner met goed gevolg afgerond. Door verschuivingen in het team zijn in 2016 nog twee medewerkers gestart met de opleiding tot LEAN practioner.

Ziekteverzuim
Hieronder volgt een overzicht van het ziekteverzuim over de afgelopen jaren.

n.b. : Landelijk gemiddelde van 2016 is nog niet bekend, dus daarom zijn deze gegevens nog niet meegenomen in de grafiek.

Directie en eenheidsmanagers monitoren het ziekteverzuim ieder half jaar en nemen waar nodig maatregelen om het verzuim laag te houden.

Medewerkersonderzoek
In het eerste kwartaal van het jaar 2016 is het medewerkers onderzoek afgenomen met een respons van 84,5%. De conclusies:

Wat gaat goed?
-Bevlogen (7.7) & betrokken (8.2) medewerkers
-Medewerkers staan achter de doelstellingen van de organisatie
-Kernwaarden leven binnen de organisatie
-Waardering leidinggevenden is toegenomen

Wat heeft aandacht nodig?
-Toegenomen werkdruk
-Feedbackcultuur leidinggevende-medewerker
-Rolduidelijkheid; effectiviteit en efficiëntie
-Daling in samenwerking

Op eenheidsniveau is er een verdieping gemaakt op de resultaten en zijn er actieplannen opgesteld. Naast de acties op eenheidsniveau gaat team HR aan de slag met een organisatie breed actieplan, welke begin mei 2017 wordt opgeleverd.

Bezoldigingsverordening
Per 1 januari 2016 gelden in de CAR-UWO uniforme afspraken op het gebied van beloning. Dit is vastgelegd in een nieuw beloningshoofdstuk, hoofdstuk 3. Het overkoepelende doel hiervan is om te zorgen voor vereenvoudiging, uniformering en modernisering van de arbeidsvoorwaarden binnen gemeenten.

Individueel Keuze Budget (IKB)
Per 1 januari 2017 is het Individueel Keuze Budget ingevoerd. De vakantietoelage, de levenslooptoelage, de eindejaarsuitkering en 14,4 bovenwettelijke vakantie-uren zijn bronnen voor het IKB. De medewerker heeft de volgende keuzemogelijkheden in IKB:
a. verlof;
b. uitbetaling;
c. (onbelaste) opleiding/training;

De invoering van het IKB vormt een verdere stap in de modernisering van de arbeidsvoorwaarden van de gemeentelijke sector.

Banenafspraak
Vanuit het sociaal domein met onze netwerker en als werkgever proberen wij mensen met een arbeidsbeperking te plaatsen (dus extern en intern). De banenafspraak is een landelijke afspraak, waarbij wij als gemeente een inspanningsverplichting hebben om hieraan te voldoen. In 2016 is voor het eerst beoordeeld hoe het loopt met de banenafspraak. Over 2015 is aan de verplichting voldaan.

Integriteitsbeleid
Voor het jaar 2016 stond het integriteitsbeleid op het programma, het gaat om een vernieuwde gedragscode integriteit voor raadsleden, wethouders, burgemeester en ambtenaren. De uitvoering voor zowel het bestuurlijke als het ambtelijke deel is gezamenlijk opgepakt. In 2016 is gestart met de gedragscode voor bestuurders. Aan de gedragscode voor ambtenaren wordt in het eerste kwartaal van 2017 verdere invulling gegeven.

Het jaar 2016 heeft voor wat betreft samenwerking in het teken gestaan van de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling GBLT, besluitvorming over de deelneming aan het Shared Service Center ONS en de vorming van de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst IJsselland.

De toetreding tot het GBLT heeft plaatsgevonden met ingang van 1 januari 2016. De overdracht van de belastingtaken is op hoofdlijnen goed verlopen. In 2017 zal een evaluatie van de toetreding plaatsvinden. Het aansluittraject (wat ging goed en wat kon beter) en de huidige dienstverlening (is dit ingericht zoals is afgesproken) wordtengeëvalueerd.

Eind 2016 heeft besluitvorming plaatsgevonden voor wat betreft de deelneming aan het Shared Service Center ONS van de gemeente Zwolle, Kampen en provincie Overijssel op het gebied van ICT, personeels/salarisadministratie en inkoop. Vanuit financiële overwegingen is besloten dat toetreding op dit moment niet zinvol is. Dat houdt echter niet in dat ons op dit punt niets te doen staat: de taak om kwaliteit te borgen en te verbeteren en de kwetsbaarheid beheersbaar te maken blijft.

In april 2016 is de Wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (Wet VTH) in werking getreden. Daarin is bepaald dat Omgevingsdiensten aan bepaalde kaders moeten voldoen als het gaat om het takenpakket, de kwaliteit en juridische vorm. Voor de juridische vorm betekent dit dat uiterlijk 1 januari 2018 een gemeenschappelijke regeling moet zijn gevormd waar de 11 gemeenten in IJsselland en de provincie Overijssel aan deelnemen. De officiële start van de Omgevingsdienst IJsselland is per 1 januari 2018. De organisatie heeft in 2016 al een juridische status gekregen. Op 22 december 2016 hebben burgemeesters en wethouders van de 11 gemeenten in West-Overijssel en de gedeputeerde van Overijssel hun handtekening gezet onder de Gemeenschappelijke regeling. Daarmee is de Omgevingsdienst IJsselland een feit geworden. Het jaar 2017 zal in het teken staan van het veranderingsproces en richt zich op de vorming en inrichting van de nieuwe organisatie die uit circa 80 formatieplaatsen zal gaan bestaan.

Het onderzoek naar samenwerking met de gemeente Kampen op het gebied van Geo informatie is niet voortgezet. De gemeente Kampen heeft aangegeven een verdergaande samenwerking niet te zien zitten. De samenwerking blijft beperkt tot kennisuitwisseling en praktische uitwisseling van personeel.

Volledigheidshalve verwijzen wij u voor de beleidsvoornemens, ontwikkelingen en risico's omtrent de verbonden partijen GBLT en Omgevingsdienst IJsselland naar de paragraaf verbonden partijen.

Inkoop maakte onderdeel uit van de businesscase toetreding Shared Service Centrum. Besloten is om voorlopig nog niet toe te treden tot het SSC. Dit betekent dat we op dit beleidsterrein niet de gewenste kwaliteitsverbetering kunnen doorvoeren. Wel blijven we gebruik maken van de diensten van de inkoopadviseur voor één dag per week. Bij de behandeling van de invulling financiële ruimte' is dit onderwerp ook meegenomen en deze wordt nu betrokken bij de behandeling van de perspectiefnota 2018.

In 2016 was de gemeente voor het tweede jaar verantwoordelijk voor de uitvoering van de decentralisaties in het sociaal domein. Voor de uitvoering van deze en andere gemeentelijke taken wordt veel gewerkt met vertrouwelijke en privacy-gevoelige gegevens. In het afgelopen jaar is daarom regelmatig aandacht geweest voor het bewust omgaan met deze vertrouwelijke gegevens. Er is tevens uitvoering gegeven aan het plan van aanpak informatiebeveiliging.

Voor een efficiënte uitvoering van de werkzaamheden is het van belang dat gegevens en informatie zoveel mogelijk eenmalig worden opgeslagen en meervoudig worden gebruikt. Door verschillende gegevensverzamelingen te koppelen en aan te sluiten op landelijke informatiebronnen wordt dit mogelijk. In het afgelopen jaar zijn daarom enkele software-koppelingen vernieuwd en toekomst vast gemaakt. Tevens is er een start gemaakt met het verbeteren en optimaliseren van verschillende software-pakketten waardoor er beter mee gewerkt kan worden.

Begin 2016 zijn alle werkplekken voorzien van zogenaamde "thin clients". Hierdoor is het beheer van de hardware nog verder verbeterd en is de veiligheid verhoogd. Met de invoering van deze "thin clients" is ook aanmelden met "single sign-on" ingevoerd. Hierdoor wordt het inloggen in applicaties niet alleen veiliger maar voor de medewerkers ook makkelijker. Er wordt hiermee ook beter voldaan aan de steeds strengere eisen op het gebied van informatieveiligheid.

Iets later dan gepland, zijn we per 25 mei 2016 succesvol aangesloten op de Landelijke Voorziening Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). We hebben hierbij tevens de assemblage, tegen vergoeding, voor het Ministerie van Economische Zaken en het waterschap uitgevoerd.
Vanaf de datum van aansluiting is het beheer ter hand genomen. Met het Waterschap Drents Overijsselse Delta is een pilot gestart om het onderhoud door de gemeente te laten uitvoeren.
Eind 2016 is aan een extern bedrijf opdracht gegeven een mutatiesignalering uit te voeren aan de hand van luchtfoto's.
Het verplicht gebruik van de BGT is verschoven van 1 januari naar 1 juli 2017.

Er is nieuwe software in gebruik genomen voor de gewijzigde levering van kadastrale gegevens (BRK) door het Kadaster. Ook voor de registratie van WKPB-besluiten (Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen) is nieuwe software geïnstalleerd.

Het inrichten van een nieuwe vieweromgeving is nagenoeg afgerond, waarbij veel aandacht is besteed aan het koppelen van geo-gerelateerde informatie.
In april 2016 zijn nieuwe luchtfoto's genomen. Ook is in 2016 een één-jarig contract afgesloten voor het gebruik van panoramafoto's. Al het beeldmateriaal is via de viewer organisatiebreed te raadplegen.

Bezwaarschriften
Hoewel het absolute aantal bezwaarschriften in 2016 behoorlijk is gestegen (van 45 naar 70), blijkt het aantal bestreden besluiten slechts licht gestegen (van 40 naar 43). De toename ligt op het terrein van handhaving binnen de Participatiewet en tegemoetkoming in planschade. De concrete resultaten staan verwoord in het jaarverslag van de vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften.

(Pre)mediation/informele behandeling
In 2016 is, net als in de voorgaande jaren, bij ingekomen bezwaarschriften ingezet op informele behandeling door met behulp van (pre)mediationgesprekken tot een voor alle betrokkenen aanvaardbare oplossing te komen. De concrete resultaten staan verwoord in het jaarverslag van de vaste commissie van advies voor de bezwaarschriften.

Hiernaast is eind 2016 begonnen met een interne ‘mediationpool’. De insteek hiervan is, dat de deelnemers als gespreksleider ingezet kunnen in de primaire fase van de besluitvorming, dus voordat er een bezwaarschrift is ingediend. Hierbij wordt een impuls gegeven aan het (door eigen kracht) bereiken van breder gedragen oplossingen in (potentiële) geschilsituaties. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat de gesprekken zich uitbreiden naar terreinen waar de gemeente geen partij is of geen bevoegdheden heeft.

Wet open overheid (Woo)
De bedoeling van de Wet open overheid is, dat deze (op termijn) de Wet openbaarheid van bestuur gaat vervangen. Nadat de Tweede Kamer op 19 april 2016 de Wet open overheid heeft aangenomen, heeft de Eerste Kamer de behandeling van dit wetsvoorstel aangehouden in afwachting van de uitkomsten van een impactanalyse van deze wet. Op 19 december 2016 zijn de eerste resultaten van de ‘Quick scan impact Woo’ bekend geworden. Een eerste conclusie (voor wat betreft de impact op Rijksniveau) is, dat “de Woo zoals die nu voorligt, niet uitvoerbaar is en tot hoge extra kosten leidt waarvoor in de meerjarencijfers geen dekking bestaat.” De uitkomsten van de impactanalyse van het wetsvoorstel op provinciaal en gemeentelijk niveau worden begin 2017 verwacht.

Bij rechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt tussen juridische rechtmatigheid en de rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wetten en regels. Rechtmatigheid is dan het handelen in overeenstemming met alle wetten en regels. Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole gaat het om de financiële beheershandelingen en moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen.
Begrotingsafwijkingen en overschrijdingen worden in de regel vooraf door middel van begrotingswijzigingen door de raad geautoriseerd. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Wanneer een wijziging niet meer in het jaar zelf is voorgelegd zijn bestedingen boven het begrotingsbedrag strikt genomen onrechtmatig. Door het vaststellen van de jaarrekening door de raad waarin die uitgaven wel zijn opgenomen worden de betreffende uitgaven alsnog geautoriseerd. Voor de volgende programma- en investeringsoverschrijdingen wordt toegelicht wat de reden is van overschrijding en of dit binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven.